Toute digitalisation quelle que soit la taille de l’entreprise demande le respect de certaines étapes. Pour profiter de toutes les techniques digitales, il est nécessaire d’établir une stratégie claire et de prioriser les étapes de cette transformation.
Voici quelques exemples pouvant illustrer ce changement :
Ainsi, vous pourrez choisir les outils adaptés à votre stratégie par ordre d’importance en choisissant les dispositifs qui maximisent le retour sur investissement.
La digitalisation c’est également la possibilité de se différencier de vos concurrents. En choisissant une solution flexible pour s’adapter aux différentes situations et rester proactif. C’est l’un des secrets de la réussite de la digitalisation des entreprises.
Pour cela, il est tout d’abord recommandé de travailler sur ce qui impacte négativement votre business.
Prenons un exemple concret pour illustrer cela. Le manque de cohésion entre les salariés engendre une perte de temps non négligeable et retarde le processus de livraison des produits. Grâce à la transformation numérique, cette défaillance peut être solutionnée. Il faut également garder à l’esprit que la digitalisation peut être perçue par les salariés comme une menace. En effet, il y a une crainte d’être remplacé par les machines. Nous vous recommandons donc de prévoir une phase d’explications et de communication continue auprès de vos collaborateurs.
Une transformation numérique implique une réorganisation du travail et doit se faire autour de l’humain, car il s’agit dans certains cas d’un changement de fonctionnement profond pour l’entreprise. Il est donc primordial de faire un état des lieux avant de commencer ce travail.
Les salariés doivent collaborer à ce changement en les faisant participer à des workshops. Ce sont des réunions type « atelier » pour décortiquer chaque phase importante afin que la digitalisation se déroule dans les meilleures conditions. Ainsi, ils peuvent mener des réflexions en se concertant et en trouvant le bon équilibre entre l’intégration de technologies et le respect des valeurs de l’entreprise.
Cette implication rassure et permet aux salariés d’appréhender le changement plus sereinement. Ces workshops peuvent être réalisés par des experts externes en transformation digitale. Il est intéressant de se faire accompagner par des personnes qui maîtrisent le sujet et qui ont un regard neuf. Ainsi, vous mettez toutes les chances de votre côté.
Cet état des lieux permet aussi de se rendre compte des réticences de certains collaborateurs ou équipes.
Ces ateliers sont donc le meilleur moyen de communiquer et de familiariser les salariés à une nouvelle culture d’entreprise. Ils permettent aux collaborateurs craintifs de poser leurs questions et d’ouvrir le dialogue pour les rassurer. En effet, le digital est un moyen de placer l’humain au cœur de tout car l’objectif est avant tout de faciliter son travail. Après cette étape, il s’agira de prévoir la formation des équipes concernées.
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Le quotidien des collaborateurs pouvant être profondément modifié, il faut donc les accompagner pas à pas aux nouvelles habitudes de travail et les familiariser avec les nouvelles technologies. Vous pouvez pour cela, prévoir des livrets de formation détaillés et/ou des formations en e-learning mais également prévoir des séances de formations gérées par des salariés en interne qui ont une appétence pour le digital. On peut les considérer comme des ambassadeurs.
Cette situation est à adapter selon la taille et les besoins de l’entreprise. Cette formation est primordiale pour que tous les collaborateurs soient au même niveau en termes de culture numérique. N’hésitez pas à noter les critiques, les remarques des apprenants pour faire évoluer, si nécessaire, les outils.
Cette digitalisation modifie également la structure d’une entreprise, car habituellement elle est structurée en îlot, ce qui rend le travail moins fluide. C’est comme si chaque service travaillait indépendamment. La digitalisation casse les codes de l’entreprise traditionnelle, car tous les services sont interconnectés. On utilise un langage commun pour rendre les échanges plus simples et plus fluides.
Cette phase de formation permet donc aux équipes d’intégrer un nouveau processus de travail en toute transparence pour éviter toute mauvaise surprise. Le but est de les accompagner vers la pratique. Cet accompagnement est un moyen indéniable pour rassurer les équipes mais également renforcer leur adhésion. Toutes les questions doivent être abordées pour éviter d’éventuelles défiances.
Prenons l’exemple d’une entreprise qui a un service marketing et un service de production. Les deux services peuvent via un outil numérique commun transformer des plans d’action marketing en produits finaux. C’est un gain de temps considérable. Ce type de changement qui ne demande pas beaucoup d’investissement est un bon moyen pour les salariés de se rendre compte de ce que représente la digitalisation. De plus, elle concrétise cette transformation de manière positive.
A travers cet exemple, on comprend bien que la formation permet d’intégrer une nouvelle méthodologie de travail entre les différents départements d’une entreprise. La formation théorique éduque les salariés à travailler en connexion. Ainsi la transition entre le travail traditionnel et l’ère digitale se fait en douceur. Enfin, il y a une dernière étape qui marque le succès d’une transformation digitale. C’est la communication.
La communication est l’un des éléments clés pour la réussite de ce changement. Les objectifs ayant été clarifiés et décidés, les salariés chargés de piloter cette transformation doivent communiquer l’avancée du projet pour rester transparents. Ne communiquez que les éléments clés et essentiels. Le trop plein d'informations peut avoir un effet inverse. L’objectif est de tenir au courant vos collaborateurs de l’avancement et de chaque grande étape.
La phase de communication lors de la transition est essentielle pour rassurer et placer l’humain au cœur de cette transformation.
Cette communication permet donc aux salariés d’être à jour et de se préparer en douceur au changement.
Soyez indulgent, car les nouvelles habitudes mettent du temps à s’installer. N’hésitez pas à envoyer des démonstrations en vidéo pour faciliter les nouvelles méthodes de travail.
En résumé
La digitalisation passe par trois étapes : l’état des lieux, la formation et la communication.
La transformation numérique repose sur une stratégie réfléchie et progressive.
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