Définir le besoin

C’est la première étape. Sans celle-ci, votre projet peut ne pas aboutir. Comment définir le ou les besoins pour faire en sorte de réaliser votre projet sans rien oublier ? Et surtout, comment procéder de manière simple ?

Le document permettant de lister vos besoins se nomme un cahier des charges.  C’est le document officiel entre le chef de projet digital et son équipe. Il existe différents modèles de cahier des charges d’entreprise.

L’écriture du cahier des charges marque le début du projet, car c’est à ce moment qu'il commence à prendre forme. C’est grâce à ce cahier des charges que vous réussirez à réaliser votre projet correctement. Il synthétise toutes les informations importantes et utiles à la réalisation d’un projet digital.

Dès que les besoins liés à votre projet digital sont définis, veillez à bien les communiquer à votre équipe. La communication et la transmission des informations sont essentielles à la bonne conduite du projet.

Pour compléter votre cahier des charges et éviter d’oublier un élément important, nous vous recommandons de répondre aux questions suivantes en respectant l’ordre pour éviter de brûler les étapes.

Quel est votre projet ?

Prenons l’exemple suivant :  création d’une application mobile pour votre client. Cette application permet aux utilisateurs (users) d’accéder à la boutique en ligne via un smartphone. Ce projet est une opportunité supplémentaire pour augmenter les ventes, car les clients de la boutique en ligne auront également la possibilité de faire leur shopping sur leur smartphone.

De plus, la création de cette application répond à une demande importante des internautes qui utilisent souvent leur smartphone pour faire des achats. Il faut donc répondre à cette demande en créant cette application mobile.

Comprenez donc que via cette question simple, nous avons défini le besoin et le contexte du projet. Dans cette partie, on se pose, en réalité, deux questions. Pour récapituler, le besoin est : la création d’une application mobile -  le contexte : les clients de la boutique veulent faire leur shopping via leur smartphone.

Astuce : Pour vous souvenir plus facilement de cette première question, répondez à la question “Pourquoi ce projet ?”.

Quels sont les livrables (tâches) à exécuter pour réaliser votre projet ?

Pour répondre à cette question, nous devons expliquer les différentes tâches pour pouvoir réaliser notre projet digital.  Pour connaître les fonctionnalités de notre application mobile, nous avons besoin de définir avec le client le fonctionnement de ce dernier. C’est ce qu’on appelle les spécifications fonctionnelles.

o       Les spécifications fonctionnelles

Il est question de décrire les parcours de navigation des internautes sur l’application et le site mobile. Ce travail est obligatoire pour l’équipe informatique car c’est à partir de ces spécifications fonctionnelles qu’ils pourront développer la partie technique de l’application mobile et du site en ligne.

Aussi, tous les boutons d’appel à l’action (CTA en anglais) doivent être expliqués. Pourquoi ? Cela explique à votre équipe technique la réaction attendue en cliquant sur un bouton. Par exemple, lorsque l’utilisateur veut acheter un vêtement, il le met dans son panier numérique. Ou lorsqu’il veut acheter l’article, il clique sur “acheter”, etc…

Vous définissez donc les différents parcours qu’emprunte l’internaute en décrivant chaque rubrique/sous-rubrique et boutons. En procédant ainsi vous décrivez les spécifications fonctionnelles de votre projet digital pour les transmettre à votre équipe projet. En effet, grâce à cet exercice, l’équipe technique sait comment lier les différentes pages de la future application et la boutique en ligne.

o       Les spécifications techniques

En plus de définir les spécifications fonctionnelles de l’application mobile, il nous faut en définir le fonctionnement technique. Savoir comment fonctionne l’application “informatiquement” parlant. Par exemple,  le choix de la technologie - l’hébergement du site - la gestion des cookies… Préciser les spécifications (fonctionnelles et techniques) de votre projet revient donc à savoir comment fonctionne l’application mobile.

Quelles sont les contraintes ?

Comme pour tout projet, il y a des contraintes. Elles peuvent être d’ordre financier, technique et/ou de temps. Nous définissons, à travers cette question, les futurs points de blocage dès le début du projet et proposons une solution.

Quand ? Le planning et les phases du projet

Il est question ici de partager le planning global et toutes les phases par ordre de priorité. Il s’agit uniquement d’indiquer le planning global sans aller dans le détail.

Vous pouvez, par exemple, indiquer la durée du projet, le début ainsi que la fin. Combien de phases comportent le projet digital.

Y a-t-il des conditions particulières ?

S’il  y a une clause de confidentialité, une concurrence interdite, c'est-à-dire que tous les membres de l’équipe ne doivent en aucun cas évoquer ce projet en externe. Ces conditions vous sont transmises par votre client. Il arrive très souvent que le projet soit confidentiel. Assurez-vous dans ce cas de bien le mentionner dans le cahier des charges. Dans le cas échéant, le contrat peut être annulé.

Les phases de règlement, les conditions de paiement, les pénalités ?

Il ne s’agit pas ici de communiquer les salaires des différents intervenants mais uniquement les règles de paiement et les pénalités en cas de retard de livraison.

Par exemple :  Après chaque livraison, le client procédera au 1/3 du règlement total. Chaque retard de livraison engendrera une pénalité financière. C’est également au client de décrire ce point.

La planification

Un projet est un ensemble de tâches à réaliser dans un ordre précis et une durée de réalisation pour chaque tâche. Comme tout projet, il est essentiel d’en connaître la durée. Une planification permet donc de marquer les dates de début et de fin d’un projet. Cette information est indispensable pour votre équipe projet. Elle évite également de faire traîner un projet dans le temps et de respecter les deadlines. Elle est aussi un élément essentiel pour exécuter les tâches par ordre de priorité.

Le maquettage

Il s'agit de dessiner votre projet pour savoir à quoi il va ressembler. Le but étant de décrire précisément les potentiels chemins de l’internaute lorsqu’il navigue sur votre futur application et/ou site en ligne. Grâce à ce maquettage, vous donnez à votre équipe la future apparence du projet. Ce qui rend les choses plus concrètes mais surtout permet de balayer toutes les fonctionnalités de la future application et du futur site mobile. C’est une étape essentielle si vous voulez que votre projet se réalise dans de bonnes conditions.

Le développement du projet

La bonne exécution d’un projet web se fait de manière collaborative avec l’ensemble de l’équipe projet digital en les impliquant régulièrement dans la réalisation du projet. Le chef de projet digital travaille main dans la main avec son équipe. Il opte pour une communication claire pendant toutes les phases du projet. Il doit nouer une relation de confiance avec ses collaborateurs.

Chaque intervenant est en capacité de mieux comprendre les attentes du client mais également d’avoir un projet qui s’approche le plus possible de la réalité et donc des attentes du client. Ainsi, les points importants du projet sont détaillés et les futurs points de blocage sont anticipés.

Le recettage (la phase de test)

Il s’agit de la phase de test. C’est la dernière étape avant la mise en ligne. Quel que soit votre projet, la phase de recettage est obligatoire. Il est question de tester toutes les fonctionnalités du projet pour s’assurer que tout est en règle avant la mise en ligne définitive.

La phase de recettage se réalise dans un environnement de test appelé la préproduction. Cela évite des problèmes de mise en ligne réelle. Ainsi le recettage n’a pas d’impact sur le web, puisque vous travaillez en mode brouillon.

Chaque problème doit être décrit de façon détaillée afin que l’informaticien puisse reproduire le bug et le corriger.

La mise en ligne et la clôture de projet

Cette étape marque la fin du projet. La mise en ligne est faite par une agence web ou technique. Le chef de projet, quant à lui, s’assure du bon déroulement. Une fois que le projet est visible par les internautes, assurez-vous que tout fonctionne correctement. C’est un test supplémentaire qui peut vous éviter de mauvaises surprises.

Enfin, pensez à clôturer le projet pour vous assurer que tous les livrables sont aboutis et que toutes les phases du projet ont bien été respectées. C’est aussi l’occasion de faire un tour de table des membres de l’équipe digitale afin de prévoir d’éventuelles améliorations pour les projets futurs.